أمانة القصيم

Al-Qassim Municipality

بلدية القصيم هي المسؤولة عن إدارة مقاطعة القصيم، حيث تخدم أكثر من مليون ونصف مواطن في المملكة العربية السعودية على أكثر من 65،000 كيلومتر مربع.

المشكلة:

بسبب المسافة الواسعة بين مدن محافظة القصيم، كانت جميع الخدمات التي تقدمها البلدية تستغرق وقتا طويلا لتتم معالجتها والموافقة عليها، وقد تم إنفاق الوقت على الاتصالات والموافقات والتحقق من صحة قواعد العمل والخدمات الأساسية من بلدية القصيم مقسمة إلى فئتين رئيسيتين داخلية وخارجية.

Business Process Management (BPM)

وقد تم تقسيم الخدمات إلى فئتين رئيسيتين، خارجية وداخلية.

Business Process Management (BPM)

وصف المشروع

تحليل جميع عمليات بلدية القصيم لاستخراج وثائق عملية AS-IS كخطوة أولية لإنشاء عمليات TO-BE عن طريق تحسين AS-IS واستخراج العمليات التي يمكن أن تكون آلية.

وكانت المرحلة التالية أتمتة جميع الخدمات الأساسية باستخدام منصة BPM ودمج الخدمات إلى البوابات الخارجية والداخلية للبلدية.

تتم إدارة دورة حياة العملية بالكامل من قبل منصة BPM والتي تشمل عمليات دعم الخدمات الأساسية لضمان التوسع في المستقبل.

  • زيادة زوار البوابة الالكترونية وتقليل ذهاب العملاء الى الوزارة.
  • تخفيض بنسبة 60٪ من انهاء الخدمات.
  • 50٪ تخفيض التكاليف التشغيلية.

الخدمات الداخلية

هذه الخدمات هي خدمات داخلية داخل الأمانة لتعزيز التعاون بين الموظفين في جميع الوحدات في مدن مختلفة.

طلب المواد الواجبات الخارجية التدريب الداخلي بطاقة الموظف طلب اجازة طلب تفويض
تبدأ هذه العملية من أي موظف لديه امتياز لإطلاق هذه الخدمة، وسوف يتم إرسال استمارات الموافقة مباشرة بعد تقديمها إلى المشرفين من قسم المشتريات لتقديم المواد المطلوبة. بعد إنشاء المخطط التنظيمي الآمن لتمكين جميع المشرفين في البلدية لبدء عملية تعيين الموارد على الأنشطة الخارجية، وهذه العملية سوف تمر من قبل إدارة الموارد البشرية لمعالجة ذلك ثم إلى التمويل لإعداد المبلغ المطلوب. ويمكن للموظفين طلب التدريب الداخلي من المشرفين عليهم، وسوف يذهب هذا الطلب إلى قسم التدريب بعد موافقة المشرف. بعد عملية الاعدادات في جميع المناطق، فإن الموظف يصبح مخول للدخول إلى البوابة وملء معلوماته لإنشاء بطاقة الموظف، وسوف تذهب هذه المعلومات الى الإدارات المعنية للمعالجة والموافقة على الطلب. يمكن للموظفين طلب عطلة من مشرف الموارد البشرية وتحديث الرصيد عطلة المطلوبة في خطوة واحدة عن طريق تقديم النموذج. هذه العملية تستخدم وقتا طويلا للموافقة عليها، ولكن بعد تنفيذ منصة BPM اصبحت العملية كلها آلية لانتداب الموارد بين المدن في جميع أنحاء المملكة العربية السعودية.